برای اینکه همه اعضای یک مجموعه کاری بتوانند از یک پرینتر استفاده کنند، باید فرآیند اتصال پرینتر به شبکه را به‌درستی انجام دهید. این اتصال به دو صورت ممکن است؛ یا از طریق اتصال مستقیم پرینتر به مودم یا روتر (در پرینترهای شبکه‌ای) یا از طریق اشتراک‌گذاری پرینتر متصل به یک کامپیوتر (در پرینترهای معمولی). در روش دوم، شما ابتدا باید پرینتر را روی کامپیوتر میزبان نصب کرده و سپس از بخش (Devices and Printers)گزینه شیر کردن را فعال کنید. بعد از آن، سایر کاربران در شبکه قادر خواهند بود این پرینتر را شناسایی کرده و به آن متصل شوند. این فرایند ساده، پایه و اساس ایجاد یک پرینتر تحت شبکه است و نقش بسیار مهمی در افزایش بهره‌وری در محیط‌های کاری ایفا می‌کند.
مرحله اول: نصب درایور مناسب برای پرینتر
اولین و مهم‌ترین قدم برای به اشتراک‌گذاری پرینتر، نصب درایور رسمی و هماهنگ با مدل پرینتر و نسخه سیستم‌عامل است. برای این کار کافیست وارد سایت سازنده پرینتر شوید، مدل دستگاه را جستجو کرده و نسخه‌ای از درایور را که مناسب ویندوز 11 یا 10 یا نسخه فعلی شماست، دانلود و نصب نمایید. این مرحله تضمین می‌کند که ویندوز بتواند پرینتر را به‌درستی شناسایی و مدیریت کند.
مرحله دوم: اتصال کامپیوتر میزبان به شبکه
برای اینکه پرینتر قابل دسترسی برای سایر دستگاه‌ها باشد، ابتدا باید مطمئن شوید کامپیوتری که چاپگر به آن متصل است، خودش به درستی به شبکه (وایرلس یا کابلی) وصل شده باشد. این اتصال باید پایدار و مطمئن باشد، چون تمام پرینت‌ها از طریق همین سیستم میزبان ارسال و پردازش می‌شوند. اگر کامپیوتر میزبان قطع باشد، پرینتر هم برای دیگران در دسترس نخواهد بود.
مرحله سوم: فعال‌سازی به اشتراک‌گذاری در تنظیمات ویندوز
وارد تنظیمات سیستم شوید و در قسمت Settings به بخش Bluetooth & devices > Printers & scanners بروید. در این بخش پرینتر متصل را از لیست پیدا کرده، روی آن کلیک کنید و وارد بخش Printer Properties شوید. در تب Sharing گزینه Share this printer را فعال کنید. سپس یک نام مشخص برای پرینتر در شبکه وارد نمایید. با فشردن کلیدهای Apply و OK، پرینتر در دسترس دیگر کاربران شبکه قرار خواهد گرفت.
مرحله چهارم: تنظیمات پیشرفته اشتراک‌گذاری فایل و پرینتر
از طریق Control Panel وارد بخش Network and Sharing Center شوید و در قسمت Change advanced sharing settings، گزینه Turn on file and printer sharing را فعال نمایید. با این تنظیمات، ویندوز اجازه می‌دهد تا فایل‌ها و پرینترهای متصل به کامپیوتر میزبان، در شبکه قابل مشاهده و استفاده باشند. این مرحله به‌خصوص برای ویندوزهای 7، 8 و 10 اهمیت زیادی دارد.
مرحله پنجم: اتصال سایر کامپیوترها به پرینتر شیر شده
در سایر سیستم‌های موجود در شبکه، وارد Devices and Printers شوید و گزینه Add a printer را بزنید. سپس ویندوز شبکه را اسکن می‌کند و لیست پرینترهای اشتراکی را نمایش می‌دهد. پرینتر موردنظر را انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید. درایور آن به‌صورت خودکار نصب می‌شود و پرینتر آماده استفاده خواهد بود. در پایان می‌توانید با چاپ یک صفحه تست، از صحت اتصال مطمئن شوید.
مزایای شیر کردن پرینتر در شبکه
share کردن پرینتر در ویندوز و به اشتراک‌گذاری آن در یک شبکه محلی، مزایای فراوانی به‌همراه دارد که اصلی‌ترین آن کاهش هزینه‌های سازمانی است. به‌جای خرید چندین دستگاه پرینتر، می‌توانید با یک دستگاه مرکزی پاسخ‌گوی نیاز چندین کاربر باشید. این موضوع همچنین باعث صرفه‌جویی در فضا، کاهش مصرف انرژی و کاهش زمان انتقال فایل‌های چاپی به سیستم‌های دیگر می‌شود. از دیگر مزایای اشتراک‌گذاری پرینتر، سهولت در مدیریت چاپ و دسترسی به تاریخچه کارهاست که در برخی مدل‌ها قابل مشاهده است. در نهایت، اگر اتصال پرینتر به شبکه به‌درستی انجام شود، کاربران می‌توانند بدون وابستگی به مکان فیزیکی خاص، فایل‌های خود را چاپ کرده و روند کار خود را تسریع ببخشند.
آموزش شیر کردن پرینتر در ویندوز
برای شروع شیر کردن پرینتر در ویندوز، ابتدا باید مطمئن شوید که پرینتر به‌درستی به سیستم میزبان متصل و درایور آن نصب شده است. سپس وارد بخش «Control Panel» شوید و در قسمت (Devices and Printers)روی پرینتر مورد نظر راست‌کلیک کنید. با انتخاب (Printer Properties) و رفتن به تب (Sharing)، گزینه (Share this printer) را فعال کنید. در قسمت Share Name می‌توانید نامی برای پرینتر انتخاب کنید که سایر کاربران آن را در شبکه شناسایی کنند. پس از انجام این مراحل، باید مطمئن شوید تنظیمات اشتراک‌گذاری در بخش (Advanced Sharing Settings) فعال باشد. با این کار، اتصال پرینتر به شبکه کامل شده و دیگر سیستم‌ها نیز قادر به دسترسی خواهند بود.
آموزش اتصال پرینتر به شبکه از طریق IP
اگر پرینتر شما قابلیت اتصال مستقیم به شبکه را دارد، بهترین راه‌حل برای شناسایی آن از طریق آدرس IP است. این روش باعث می‌شود پرینتر حتی در شبکه‌های بزرگ به‌راحتی قابل مدیریت و دسترسی باشد. برای این کار، ابتدا آی‌پی پرینتر را از طریق صفحه نمایش آن یا پنل روتر پیدا کنید. سپس در سیستم مقصد، از بخش (Devices and Printers) روی (Add a printer) کلیک کرده و گزینه (Add a printer using a TCP/IP address) را انتخاب کنید. با وارد کردن IP، سیستم پرینتر را شناسایی و درایور مناسب را نصب می‌کند. این یکی از دقیق‌ترین روش‌های اتصال پرینتر به شبکه است که به پایداری و دسترسی سریع‌تر کمک می‌کند.
اتصال پرینتر وایرلس به شبکه وای‌فای
در بسیاری از مدل‌های جدید پرینتر، قابلیت اتصال بی‌سیم یا وای‌فای وجود دارد که فرآیند اتصال پرینتر به شبکه را بسیار آسان‌تر می‌کند. برای این کار کافیست از منوی پرینتر وارد بخش تنظیمات شبکه یا Wi-Fi Setup شوید. پس از جستجوی شبکه‌های موجود، شبکه وای‌فای خود را انتخاب کرده و رمز عبور را وارد نمایید. پس از اتصال موفق، پرینتر به شبکه محلی شما افزوده می‌شود. حالا می‌توانید از هر دستگاهی در همان شبکه، عملیات چاپ را انجام دهید. این روش برای ادارات کوچک یا حتی کاربران خانگی بسیار کارآمد است و نیازی به کابل‌کشی ندارد. تنها نکته مهم، حفظ پایداری اتصال Wi-Fi است تا پرینتر از شبکه خارج نشود.
اتصال سیستم‌های دیگر به پرینتر شیر شده
پس از اینکه پرینتر تحت شبکه را به‌درستی به اشتراک گذاشتید، حالا نوبت آن است که سایر سیستم‌های موجود در شبکه بتوانند به آن متصل شوند. برای این کار کافیست وارد مسیر (Settings > Devices > Printers & Scanners) در ویندوز شوید و گزینه (Add a printer or scanner) را انتخاب کنید. ویندوز به‌صورت خودکار پرینترهای موجود در شبکه را جست‌وجو می‌کند. اگر پرینتر دیده نشد، می‌توانید از مسیر دستی و وارد کردن نام کامپیوتر میزبان یا آی‌پی آن استفاده کنید. با نصب درایور مربوطه، دسترسی به چاپگر برقرار می‌شود. این مرحله نهایی در فرآیند اتصال پرینتر به شبکه محسوب می‌شود و از این‌پس همه کاربران شبکه می‌توانند از پرینتر استفاده کنند.
نکات امنیتی در شیر کردن پرینتر در شبکه
در فرآیند اتصال پرینتر به شبکه یکی از موارد مهمی که اغلب نادیده گرفته می‌شود، بحث امنیت است. وقتی پرینتری را در یک شبکه به اشتراک می‌گذارید، عملا آن را در دسترس تمام کاربران متصل به شبکه قرار می‌دهید؛ بنابراین باید مطمئن شوید که تنها افراد مجاز به آن دسترسی دارند. پیشنهاد می‌شود از رمزگذاری WPA2 یا بالاتر برای وای‌فای استفاده کرده و در صورت امکان، تنظیمات اشتراک‌گذاری را فقط برای کاربران خاص یا با استفاده از حساب کاربری ویندوز محدود کنید. همچنین گزینه فعال‌سازی رمز برای اشتراک‌گذاری پرینتر را بررسی کنید. رعایت این نکات امنیتی، از سواستفاده و ارسال ناخواسته اطلاعات برای چاپ جلوگیری می‌کند و نقش موثری در حفظ حریم خصوصی و امنیت شبکه دارد.
سوالات متداول
آیا می‌توان پرینتر USB را بین چند سیستم به اشتراک گذاشت؟
بله، شما می‌توانید این نوع پرینترها را از طریق تنظیمات اشتراک‌گذاری ویندوز در شبکه داخلی قابل دسترس کنید. پس از نصب درایور و فعال‌سازی گزینه (Share this printer) در قسمت Printer Properties، این دستگاه در سایر سیستم‌ها نمایش داده خواهد شد. کافیست اتصال پرینتر به شبکه از طریق سیستم میزبان انجام شود و سایر کاربران نیز در همان شبکه حضور داشته باشند. البته سرعت عملکرد در این روش ممکن است کمی کمتر از پرینترهای تحت شبکه باشد، اما برای دفاتر کوچک گزینه‌ای مناسب است.
پرینتر تحت شبکه چیست و چه تفاوتی با پرینتر معمولی دارد؟
پرینتر تحت شبکه نوعی چاپگر است که مستقیما از طریق کابل LAN یا اتصال وای‌فای به شبکه متصل می‌شود و نیازی به سیستم واسط ندارد. در مقابل، پرینتر معمولی معمولا از طریق USB به یک کامپیوتر متصل می‌شود و برای اشتراک‌گذاری آن باید از طریق سیستم میزبان اقدام کرد. مزیت اصلی پرینتر تحت شبکه، سهولت در اتصال پرینتر به شبکه و دسترسی هم‌زمان چند کاربر بدون نیاز به روشن بودن کامپیوتر میزبان است. این نوع چاپگرها مخصوص محیط‌های کاری طراحی شده‌اند و اغلب از طریق IP و پیکربندی‌های اختصاصی مدیریت می‌شوند. در مقایسه، پرینترهای USB بیشتر مناسب استفاده خانگی هستند.
چگونه IP پرینتر را پیدا کنیم؟
یکی از روش‌های اتصال سریع به پرینتر در شبکه، استفاده از IP آن است. برای پیدا کردن آدرس IP پرینتر، چند راه ساده وجود دارد. اگر پرینتر دارای صفحه نمایش دیجیتال است، معمولا در بخش Network Settings یا Wireless Info می‌توانید IP را مشاهده کنید. همچنین در برخی مدل‌ها می‌توانید با چاپ گزارش پیکربندی (Configuration Page)، IP را پیدا کنید. روش دیگر استفاده از پنل روتر است که در لیست دستگاه‌های متصل، نام پرینتر و IP آن درج شده است. دانستن این آدرس در راه‌اندازی پرینتر وایرلس، تنظیم دستی یا رفع مشکل اتصال پرینتر در شبکه بسیار کاربرد دارد.
چرا پرینتر شیر شده در سیستم‌های دیگر نمایش داده نمی‌شود؟
یکی از چالش‌های رایج در اتصال پرینتر به شبکه این است که با وجود انجام مراحل به اشتراک‌گذاری، پرینتر در سیستم‌های دیگر ظاهر نمی‌شود. دلایل متعددی ممکن است وجود داشته باشد؛ فعال نبودن گزینه File and Printer Sharing، فایروال یا آنتی‌ویروس مانع اتصال شده، یا تنظیمات اشتراک‌گذاری عمومی روی حالت خاموش قرار دارد. همچنین ممکن است درایور مناسب روی سیستم مقصد نصب نشده باشد یا دو سیستم در شبکه‌های متفاوت باشند. در این موارد بررسی دستی IP پرینتر یا وارد کردن مسیر آن به‌صورت دستی در ویندوز می‌تواند به رفع مشکل اتصال پرینتر در شبکه کمک کند.
آیا اتصال وایرلس پرینتر امنیت دارد؟
اتصال وای‌فای پرینتر در صورت استفاده از پروتکل‌های امنیتی مانند WPA3 یا حداقل WPA2، به‌اندازه کافی ایمن است. اما فراموش نکنید که باز گذاشتن تنظیمات شبکه یا عدم رمزگذاری صحیح، می‌تواند دسترسی غیرمجاز را فراهم کند. برای ایمن نگه‌داشتن اتصال پرینتر به شبکه از طریق وایرلس، حتما رمز قوی برای مودم تعریف کنید، دسترسی WPS را غیرفعال کنید و در صورت امکان از لیست مجاز (MAC Filtering) استفاده نمایید. همچنین برخی پرینترها قابلیت رمزگذاری SSL یا احراز هویت کاربر دارند که توصیه می‌شود این قابلیت‌ها را فعال کنید تا امنیت چاپگر شبکه‌ای شما تضمین شود.